Per aprire un ufficio in Australia occorre avere (i) un ufficio fisico di riferimento (ii) una presenza legale e (iii) almeno un direttore della compagnia.
Prima Condizione: l’ufficio fisico di riferimento
Ogni compagnia estera che vuole operare in Australia deve dichiarare la propria presenza presso un ufficio situato in un indirizzo australiano, che diventerà il “registered office”. Questo non può essere una casella postale o P.O. Box ma può essere lo stesso indirizzo dove vi sono registrate anche altre compagnie.
Inoltre una compagnia deve anche indicare il proprio “principal place of business” ossia l’ufficio dove vengono svolte le principali attività commerciali della compagnia. Spesso questo è lo stesso del registered office ma può essere diverso a seconda delle attività svolte. Ad esempio, una compagnia può avere il proprio principal place of business in una showroom dove espone i propri prodotti.
Kelmer Australia è in grado di provvedere un registered office e può assistere i propri clienti nel trovare la location e soluzione ideale per vendere i propri prodotti o servizi.
Seconda Condizione: la presenza legale
Il livello di presenza richiesto legale dal governo australiano varia a seconda delle attività commerciali dell’azienda sul territorio. Ci sono tre opzioni: (i) istituire un ufficio di rappresentanza (representative office), (ii) registrarsi come una compagnia estera in Australia (registered foreign branch), o (iii) registrarsi come compagnia australiana.
Representative Office
L’ufficio di rappresentanza ha condizioni molto restrittive che lo rendono ad oggi un’opzione poco consigliata e poco usata in pratica.
Un ufficio di rappresentanza non può intraprendere nessun tipo di attività commerciale o di vendita ma può solamente presentare i propri prodotti a potenziali acquirenti in Australia. In passato, era semplicemente necessario assicurarsi che i contratti di vendita venissero firmati dalla casa madre estera per soddisfare questa condizione. Oggi questa soluzione non è più accettata dal governo australiano e, a seguito di riforme della OCSE, è considerata illegale.
Dunque, un ufficio di rappresentanza è consigliato solamente a compagnie i cui prodotti o servizi possono solo essere utilizzati all’estero, come ad esempio servizi turistici o professionali per mercati esteri o promotori immobiliari per edifici situati fuori dal territorio australiano.
Branch Office
Il branch office è l’opzione più comune per aprire un ufficio in Australia. Richiede la registrazione della compagnia estera presso l’ASIC (Australian Securities and Investment Commission).
La procedura è simile a quella richiesta per aprire una compagnia australiana (descritta sotto) e richiede la registrazione di un nome, numero di riconoscimento (ARBN / Australian Registered Body Number), indirizzo d’ufficio e delle principali attività commerciali in Australia. Vi sono però due differenze principali con le compagnie australiane: (i) i direttori della branch possono essere individui residenti all’estero, e (ii) la branch deve ingaggiare un agente locale per l’amministrazione della compagnia in Australia. Kelmer Australia può svolgere questa funzione di local agent per compagnie estere e provvedere direttori aggiuntivi con conoscenza del mercato australiano qualora servissero.
Compagnia australiana
L’ultima alternativa è quella di utilizzare una compagnia australiana che può avvenire o tramite un’acquisizione di un business locale o tramite la registrazione di una nuova compagnia. La registrazione deve essere fatta online presso l’ASIC (Australian Securities and Investment Commission). La procedura è simile a quella per l’apertura di un branch office ma si devono produrre e allegare alla domande vari documenti che attestino l’identità dei direttori e azionisti stranieri, fino ai beneficiari finali anche se indiretti. Kelmer Australia può certificare tutta la documentazione necessaria alla procedura.
Terza Condizione: il direttore della compagnia
Il representative office, in quanto non operante a livello commerciale, non necessita ne un direttore ne di un agente australiano per poter agire sul territorio. Il branch office richiede l’ingaggio di un agente locale, che può essere una compagnia, mentre una compagnia australiana richiede obbligatoriamente la presenza di almeno un direttore che sia una persona fisica e che risieda in maniera permanente in Australia. Kelmer Australia è in grado di offrire sia servizi di agenzia locale che direttori australiani qualora servissero.
Conto bancario
È possibile aprire un conto bancario in Australia per qualsiasi tipo di entità legale, che sia un ufficio di rappresentanza o una branch. In pratica le banche australiane richiedono più documentazioni e sono più fiscali che il governo australiano ma Kelmer Australia è esperta nelle procedure e può assicurare un avanzamento delle pratiche nel modo più veloce ed efficiente.
Obblighi di dichiarazione
L’ufficio di rappresentanza non ha obblighi di dichiarazione a meno che non inizi ad intraprendere delle attività commerciali; in tal caso dovrebbe registrarsi come branch. Una branch deve compilare ed inviare una dichiarazione fiscale (annual return) e il bilancio (financial statements) una volta ogni anno del calendario. Il bilancio deve essere soggetto ad un audit a patto di esenzioni per gruppi di piccola grandezza con non più di 50 impiegati, asset al di sotto di AU$12.5m e fatturato inferiore ai AU$25m.
Inoltre la branch deve assicurarsi di includere il proprio Australian Registered Body Number in ogni corrispondenza o documento pubblico e il proprio nome, incluso il paese di origine nel luogo dove si svolgono le attività commerciali principali.
Una compagnia australiana deve presentare le medesime dichiarazioni ma con tempistiche più ed esenzioni più ampie.
Tempistiche e Costi
Ci vogliono dai 45 ai 60 giorni lavorativi dalla data della domanda per ottenere la registrazione dal governo di un ufficio di rappresentanza, branch o compagnia australiana.
Kelmer Australia può provvedere un servizio completo di registrazione, incluso l’ufficio di registrazione, l’apertura di un conto in banca australiana, tutte le certificazioni di documenti necessarie, e l’ingaggio come agente / direttore locale. Il costo dei nostri servizi per il 2020 è il seguente:
Branch o Compagnia Australiana = AU$10,000 più GST
Ufficio di rappresentanza = AU$8,000 più GST
I costi governativi per la domanda sono attualmente di AU$495 più AU$85 per registrare un business name per tre anni. A questi vanno aggiunti costi di traduzione qualora fosse necessario tradurre dall’inglese documenti riguardanti azionisti o direttori. La traduzione è accettabile solamente se eseguita e firmata da un traduttore registrato presso il governo australiano. Kelmer Australia lavora con diversi traduttori di fiducia e il costo raramente sale oltre i AU$2,000.
I costi annuali di amministrazione della società, incluso gestione della corrispondenza amministrativa sono di AU$3,000 a prescindere dalla tipologia di società.
Per la gestione della corrispondenza commerciale, inclusa la fatturazione e gestione contabile, possiamo provvedere un preventivo adatto alle vostre esigenze e volume d’affari previsto.
Il livello di lavoro richiesto per la preparazione e dichiarazione dell’annual return e financial statements, incluso un audit annuale, varia a seconda della grandezza della compagnia e complessità delle operazioni. Per una compagnia che non rilascia non più di 100 fatture l’anno ed è esente da audit i costi sono di $7,000 più GST. Per audit e dichiarazioni più complesse, saremo lieti di provvedere un preventivo adatto alle vostre esigenze.
Come spiegato sopra questi costi rappresentano un caso base. Per un preventivo specifico alle vostre esigenze non esitate a contattarci.
Piermario Porcheddu – Director, Kelmer Australia
melbourne@kelmer.com